Mitä, miksi, kenelle, miten? - Suunnitellaan käyttöönottoa

Minna Arffman

Datahubin eri osaprojektit etenevät hyvällä vauhdilla, joten vuoden alussa päätimme että on aika aloittaa myös käyttöönottosuunnitelman tekeminen.

Datahubin käyttöönotto on koko toimialaa koskeva monitoimija projekti, joka vaatii toimijoilta ja datahub-projektilta huomattavan määrän suunnittelua, valmisteluja, yhteistyötä ja viestintää. Ensimmäinen tehtäväni olikin laatia Energiateollisuudelle kirje, jossa pyysimme heitä kartoittamaan ja nimeämään neljä toimialan edustajaa perustettavaan käyttöönottotyöryhmään.

Maaliskuun loppupuolella saimme pyytämämme tehonelikon nimet: Greetta Arha / Elenia Oy, Jari Arve / Satapirkan Sähkö Oy, Johanna Piispa / Vantaan Energia Sähköverkot Oy ja Riitta Vaissalo / Fortum Oyj. Kiitimme Riinaa jäsenten nimeämisestä ja pyysimme että hänkin tulisi työhön mukaan antaen laajan kokemuksena ja yhteistyöverkoston käyttöömme. Kun vielä lisäsimme ryhmään Pöyryn konsulttien muodossa lisäkäsiä kokousten fasilitointiin ja dokumentointi työhön, oli ryhmä valmis kick-off kokoukseen huhtikuun puolivälissä.

Ennen kesälomataukoa kerkesimme kokoontua kolme kertaa aiheen tiimoilta. Ensimmäisiä tehtäviämme oli asettaa datahubin käyttöönotolle ja käyttöönottosuunnitelmalle päätavoitteet. Parityöskentelyn jälkeen huomasimme, että kerta toisensa jälkeen olimme päätyneet samoihin käyttöönoton tavoitteisiin:

• Käyttöönoton tulee olla asiakkaalle mahdollisimman huomaamaton - Datahubin käyttöönotto ei heikennä asiakkaan kokemaa palvelun laatua käyttöönoton missään vaiheessa.

• Liiketoiminta ei vaarannu - Vähittäismarkkinoiden ja osapuolten prosessien toimivuus ja siten liiketoiminnan jatkuvuus varmistetaan käyttöönoton aikana.

• Projekti kerralla maaliin - Käyttöönottoprojekti toteutetaan suunnitelmallisesti, hallitusti ja kustannustehokkaasti niin, ettei käyttöönottoa jouduta siirtämään, keskeyttämään tai aloittamaan uudelleen.

Seuraavaksi pureuduimme siihen, kuinka saadaan tehtyä laadukas käyttöönottosuunnitelma, joka avulla saavutetaan edellä mainitut onnistuneen käyttöönoton tavoitteet. Asetimme suunnitelman tavoitteiksi:

• Kokoaa ja konkretisoi - Käyttöönottosuunnitelma kokoaa ja konkretisoi datahubin käyttöönottoon liittyvän olennaisen tekemisen.

• Sitouttaa - Käyttöönottosuunnitelma on väline datahubin osapuolten ja sidosryhmien sitouttamiseen toimialan yhteiseen hankkeeseen.

• Laadukas - Käyttöönottosuunnitelma on dokumentaationa laadultaan selkeä, ymmärrettävä ja yksiselitteinen.

Tehtävä on innostava, laajuudeltaan ja riippuvuuksiltaan haastavakin. Pohjoismaiset kollegat ovat antaneet käyttöömme dokumenttejaan, kertoneet mielellään parhaita oppeja ja varoitelleet karikoista. Kotitehtävät ja selvitystyöt ovat tulleet jo ryhmän jäsenille tutuiksi.

Teemme nyt käyttöönottosuunnitelman ensimmäistä versiota joka kuvaa ylätasolla datahubin käyttöönottoa toimialalla, tunnistaen suunnitelman olennaisen sisällön ja alan kannalta keskeisimmät toimenpiteet. Mikäli ette ole vielä aloittaneet yhtiökohtaisen käyttöönottosuunnitelman tekemistä, uskon että suunnitelma antaa teille kelpo rungon myös tuohon työhön.

Tavoitteenamme on saada syksyn loppupuolella teille ensimmäinen osuus käyttöönottosuunnitelmaa kommentoitavaksi. Tavoiteaikataulu tämän version valmistumiselle on vuoden loppu. Tämän jälkeen suunnitelmaa tullaan tarvittaessa päivittämään, erityisesti kun datahub-hankinta on saatu päätökseen.

Nyt lomaillaan ja jatketaan syksyllä yhteisen työn parissa!

Minna Arffman